"Automatisierte Verarbeitung ist die Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung personenbezogener Daten unter Einsatz von Datenverarbeitungsanlagen. Eine nicht automatisierte Datei ist jede nicht automatisierte Sammlung personenbezogener Daten, die gleichartig aufgebaut ist und nach bestimmten Merkmalen zugänglich ist und ausgewertet werden kann."

Das Datenschutzgesetz kennt also mehrere Formen der Datenverarbeitung:

Datenverarbeitung 1. Grades (DSB-Pflicht ab 10 Beschäftigte) 

• automatisierte Datenverarbeitung bzw.
• Verarbeitung in einer automatisierten Datei
  Verarbeitung durch Einsatz von IT-Technik (z.B. PC)
  Die Verarbeitung kann automatisch in Datenbanken oder auch z.B. in Form einer Excel-Tabelle erfolgen.
  

Datenverarbeitung 2. Grades (DSB-Pflicht ab 20 Mitarbeiter)

• Verarbeitung in einer nicht-automatisierten Datei
  ohne Nutzung von EDV, aber nach durchsuchbaren Kriterien angeordnet, wie z.B. eine Kartei, eine Aktensammlung etc.